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Assistant Administratif (FR/GB...

Assistant Administratif (FR/GB) polyvalent Stellenanzeige

Job Summary

Company:
Kelly Services

Location:
Keine Angabe

Salary/Wages:

N/A

Job Status/Type:
Festanstellung

Job Category:
Administration/Sachbearbeitung

Occupation:
Sachbearbeitung

Industry:
Gemeinnützig

Career Level:
Berufserfahren

Contact:
Eva Stein

Address:
7-11 route d'Esch

Phone:
00352-46636623

Email:
Bewerben

Reference Code:
JO-1706-81835

Assistant Administratif (FR/GB) polyvalent
Pour l'un de nos clients, nous sommes à la recherche d'un (e)  Assistant Administratif (FR/GB) polyvalent
 
Statut : CDD de 13 mois à compter de septembre 2017
 
Vos tâches seront les suivantes :
 
En lien avec le Responsable Administratif, vous serez quotidiennement  en charge de l'assistanat administratif ( 50%) et de la réception ( 50%) .
 
Logistique /Administratif :
 
  • Organiser les missions du personnel et le suivi administratif (demandes de visas, réservations d'hôtel et de voyage, lettres de mission,  détachements, gestion calendrier).
  • Apporter un appui pour les évènements externes, les séminaires, les conférences
  • Demander des devis de travaux pour l'entretien et les réparations du bâtiment, prises de rendez-vous, suivi administratif.
  • Recherche de nouveaux fournisseurs, négociation des prix et des délais de livraison
  • Gestion des contrats fournisseurs, tenir à jour les tableaux de suivi et d'interventions
  • Classement et archivage
 
Réception :
 
  • Accueil des visiteurs et des nouveaux arrivants
  • Enregistrement des prestataires intervenant dans le bâtiment
  • Accueil téléphonique, mise à jour de la liste des numéros internes
  • Gestion des salles de réunion (réservation, préparation, commandes de lunchs)
  • Gestion des envois courrier/ coursiers
  • Réservation taxis
  • Traiter administrativement le courrier entrant et sortant et assurer sa bonne diffusion
  • Classer et archiver la documentation de tout type
  • Gestion des fournitures de bureau, d'entretien et alimentaires de l'association : anticiper la rupture de stocks, rédiger et contrôler les commandes, ranger les fournitures, vérifier et contrôler les factures
  • Travailler en étroite collaboration avec l'équipe administrative.
  • Soutien administratif général (copies, scanner les documents, relier des livrets, mise en place de conférences téléphoniques...)
 
Votre profil :
 
  • Titulaire d'un diplôme en secrétariat ou en langues étrangères (Bac + 2 ou graduat)
  • Une première expérience d'un an, dans ce domaine est un atout
  • La connaissance du secteur de la coopération au développement est un plus
  • Parler couramment français et anglais. L'espagnol serait un plus
  • Maîtriser MS Office
  • Aisance relationnelle, aimant le contact humain et esprit d'équipe
  • Esprit d'initiative, flexibilité, sens de l'organisation et de l'accueil
  • Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps de manière autonome
  • Sens de la discrétion